Als ondernemer in België is het essentieel om goed op de hoogte te zijn van de bewaarplicht van uw boekhoudkundige documenten.
Niet alleen omdat het wettelijk verplicht is, maar ook omdat u bij een controle zonder de nodige documenten in de problemen kunt komen.
In deze blog lichten we toe welke stukken u moet bijhouden en hoelang u deze moet bewaren.
Welke documenten moet u bewaren?
De bewaarplicht geldt voor alle documenten die te maken hebben met uw onderneming en dus boekhoudkundig relevant kunnen zijn. Denk hierbij aan:
- Facturen (uitgaand én inkomend), offertes, dagontvangstenboeken
- Kassabonnen, Z-Rapporten, ontvangstbewijzen, bestelbonnen, leveringsbonnen
- Professionele agenda’s, briefwisseling en relevante e-mails
- Bankafschriften
- Contracten en overeenkomsten die invloed hebben op uw professionele financiële administratie
- Jaarrekeningen, grootboek en afschrijvingstabellen
Hoelang moet u deze documenten bewaren?
De standaard bewaartermijn voor boekhoudkundige documenten bedraagt in België sinds 20 november 2022 tien jaar. Deze termijn begint te lopen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het belastbare tijdperk waarop de documenten betrekking hebben. Voor documenten met betrekking tot onroerende goederen is een bewaartermijn van 15 jaar tot 25 jaar van toepassing. Voor investeringen begint de termijn pas te lopen na het laatste afschrijvingsjaar.
Opgelet bij fiscaal overgedragen verliezen!
Wanneer er fiscaal overgedragen verliezen zijn en deze verliezen worden in mindering gebracht in een later jaar, moet de boekhouding van het verliesjaar zo lang bewaard blijven als nodig is om bij controle het verlies te bewijzen. Dit kan dus langer dan 10 jaar zijn.
Waarom is de bewaarplicht belangrijk?
De fiscus en andere controle-instanties kunnen tot tien jaar terug een controle uitvoeren. Indien u de gevraagde documenten niet kunt voorleggen, riskeert u boetes of
administratieve sancties. Het is dus geen overbodige luxe om uw administratie goed te organiseren en digitaal te bewaren waar mogelijk.
Praktische tips
- Maak gerust ook gebruik van digitale opslag, maar zorg steeds voor een back-up.
- Hou er rekening mee dat documenten (zowel op papier als digitaal) leesbaar en authentiek moeten blijven en dus bij voorkeur in origineel formaat worden bewaard.
- Label documenten duidelijk per jaar en categorie.
- Gooi nooit documenten weg vóór het verstrijken van de wettelijke termijn.
- Vraag ons bij twijfel gerust om advies over specifieke documenten.